E-akta – nowy pomysł rządu czy technologiczna konieczność?

Od początku 2019 roku wchodzą w życie bardzo istotne zmiany dotyczące akt pracowniczych. Przede wszystkim czas przez jaki przedsiębiorca musi przechowywać takie akta zostanie skrócony do 10 lat. Druga wydaje się nawet bardziej istotna – będzie można przechowywać akta pracownicze w formie elektronicznej. Czy e-akta to nowinka, konieczność czy może rozwiązanie ryzykowne?

Aktualny stan prawny

Na dzień dzisiejszy akta pracownicze muszą być przechowywane przez przedsiębiorcę przez okres 50 lat i to w formie papierowej. Generuje to znaczne koszty utrzymania archiwum. Ponadto powoduje wiele trudności w przypadku firm, które zostały zamknięte lub ich właściciel zmarł. Same papierowe akta mogą wytrzymać 50 lat tylko w bardzo dobrych warunkach. Oczywiście prywatne firmy nie mają dziś 49-letnich archiwów, ponieważ obowiązek przechowywania akt pracowniczych został w międzyczasie wydłużony. Każdy kolejny rok to jednak więcej dokumentów i większe ryzyko ich zniszczenia.

Zmiana w okresie przechowywania

Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat to krok, który można by określić jako drastyczny. Teoretycznie dane z dłuższego okresu mogą być w przyszłości potrzebne np. dla celów ubezpieczenia społecznego. Skracając okres przechowywania akt musimy więc zawierzyć ZUS co nie wydaje się intuicyjnym rozwiązaniem.

Na pewno jednak nowelizacja pozwoli odciążyć pracodawców.

Wprowadzenie E-akt

Możliwość przechowywania akt pracowniczych w formie elektronicznej to duży krok w kierunku informatyzacji spraw urzędowych. Bez wątpienia należy uznać go za pozytywny, ale też trzeba zwrócić uwagę na kilka kwestii.

Po pierwsze potrzebne będą zunifikowane standardy przechowywania i zabezpieczania danych zgromadzonych w e-aktach. Zawierać będą one bowiem nie tylko dane osobowe, ale też tak zwane dane wrażliwe, np. dotyczące stanu zdrowia.

Konieczne będzie też tworzenie kopii zapasowych e-akt, by zapobiec ich utracie na wypadek awarii serwera lub nośnika danych.

Jeśli e-akta staną się faktem od dnia 1 stycznia 2019 roku, bardzo ułatwi to kontrole dotyczące tego typu dokumentacji.

Nie mamy na dzień dzisiejszy informacji o tym czy sam ZUS jest przygotowany na zmianę w 100%, ale takie właśnie deklaracje pojawiały się we wrześniu i październiku tego roku.

Kolejny etap informatyzacji

Stopniowo kolejne obowiązki urzędowe zostają ograniczone do kontaktu elektronicznego. E-puap, Jednolite Pliki Kontrolne, e-zwolnienia, rejestracja w CEIDG, cześcowa informatyzacja kontroli skarbowych – wszystko to kroki w dobrym kierunku, choć niekiedy stawiane nieco chaotycznie.

Kolejnym etapem powinno być utworzenie zunifikowanego systemu informatycznego, który pozwalałby podatnikowi (i obywatelowi w ogóle) za pośrednictwem jednego interface’u dopełniać większości obowiązków informacyjnych.

Na razie możemy zrobić wielkie porządki w dokumentacji i usunąć akta sprzed wielu lat. Jeszcze przez 10 lat będziemy jednocześnie przechowywać dane elektroniczne (nowe) i papierowe (z poprzednich lat), ale będzie ich znacznie mniej. Zmiany to technologiczna konieczność.