Czy musisz sprawdzać kontrahentów?

W czasie pracy biura rachunkowego Gabafi zauważyliśmy niepokojącą prawidłowość. Rośnie liczba przypadków, gdy niedokładne sprawdzenie kontrahenta skutkuje problemami z urzędem skarbowym. Nie chodzi w tym wypadku o klientów, którzy nie zapłacili, czy dostawców, którzy nie wywiązali się z umowy. Kłopoty mogą sprawić nawet Ci kontrahenci, z którymi współpraca pozornie układa się jak najlepiej.

Co wpływa na konieczność sprawdzania kontrahentów?

Od 1 stycznia 2017 roku rozszerzony został zakres kontroli skarbowej krzyżowej. W tym momencie Urząd Skarbowy może sprawdzać zarówno dostawców, jak i klientów kontrolowanej firmy, a w razie potrzeby pójść dalej po łańcuchu dostaw. Dla uczciwego przedsiębiorcy nie powinno być to problemem, ale po pierwsze zajmuje mu czas, a po drugie robi się groźne w połączeniu z przepisami wymuszającymi solidarną odpowiedzialność.

Częściej jednak mamy do czynienia z przypadkami gdy sprzedawca usługę wykonał, FV wystawił, płatność odebrał, ale później okazało się, że jednak był wykreślony z rejestru płatników VAT, albo z innego powodu nie miał prawa takiego dokumentu wystawić. Wówczas kontrola skarbowa może „wyrzucić” fakturę, mimo iż sam przedsiębiorca przyjął ją w dobrej wierze i zapłacił wynikające z niej zobowiązanie. Jest już na szczęście wyrok NSA potwierdzający, że jeśli kupujący nie mógł wiedzieć o braku prawa od wystawienia faktury po stronie sprzedawcy, a sama transakcja się odbyła, to kupujący ma prawo do odliczenia zapłaconego podatku VAT.

Musi jednak wykazać się należytą starannością. Jak ma to zrobić?

Jak sprawdzać kontrahentów?

Wystawiając lub księgując FV, można sprawdzić czy firma istnieje (w KRS lub CEIDG – jeśli mamy NIP, nie powinno to być trudne, czasami program księgowy zrobi to za nas). Bardziej istotne jest to w przypadku dostawców. Potencjalnie możemy sprawdzić czy sprzedawca figuruje w rejestrze płatników VAT. Do niedawna był to bardzo nieprecyzyjny i niekiedy wprowadzający w błąd rejestr. Po wprowadzeniu nowelizacji przepisów, urzędnicy mają prawo wykreślić z niego podmioty, które według nich płatnikami VAT nie są. Tysiące podmiotów już zostały wykreślone, a kolejne na pewno zostaną w następnych miesiącach. Stopniowo rejestr płatników VAT staje się rzetelnym źródłem informacji, choć bywają i przypadki niesłusznego wykluczenia z rejestru. Niestety sprawdzanie w nim każdej firmy może być czasochłonne, a programy księgowe na ogół nie są z nim zintegrowane.

Niestety, może się okazać, że przed dokonaniem dowolnego zakupu firmowego trzeba będzie sprawdzić kontrahentów, a przynajmniej czy sprzedawca jest czynnym podatnikiem podatku VAT i czy miał prawo wystawić fakturę.

Póki co warto poświęcić tę dodatkową minutę wówczas gdy chodzi o większe kwoty, lub podejrzewa się, że kontrahent może trochę za bardzo kombinować.