Jak rozliczyć szkolenie pracownika i pracodawcy?

Samo słowo „szkolenie” ma w polskiej rzeczywistości gospodarczej kilka znaczeń. Są nim określane zarówno kursy pozwalające zdobyć załodze nowe certyfikaty i kompetencje, suto zakrapiane alkoholem wyjazdy jak i nudne, odbębnione dla formalności wykłady. Bez względu na to o jakie szkolenie chodzi, ktoś musi za nie zapłacić, a więc też rozliczyć się z fiskusem.

Czy szkolenia zawsze są kosztem pracodawcy?

Szkolenie zapłacone z środków firmowych może być uznane za koszt uzyskania przychodu i przyczynić się do obniżenia podstawy opodatkowania PIT/CIT oraz pozwolić na odliczenie VAT-u. Jedynym warunkiem jest, by przyczyniało się ono choćby pośrednio do osiągania przychodu. Tu może pojawić się problem w przypadku zbyt hojnego fundowania szkoleń przez pracodawcę pracownikom i samemu sobie. Jeśli przedsiębiorstwo produkuje nakrętki i śruby, kurs składania origami raczej nie może być zaliczony do jego kosztów uzyskania przychodów. Mógłby natomiast być uznany za taki przez prowadzącego działalność gospodarczą performera lub artystę-rękodzielnika. W koszty lepiej wpisywać tylko te szkolenia, które zgadzają się zarówno z PKD firmy, jak i rzeczywistym profilem jej działalności.

Kiedy szkolenie staje się przychodem pracownika

Nie ma to jak dostać polecenie służbowe uczestnictwa w szkoleniu i jeszcze musieć za nie zapłacić. Takie sytuacje zdarzają się, budząc pewien, raczej słuszny, sprzeciw ze strony pracowników. Na szczęście zostało to zauważone przez ustawodawcę. Jeśli szkolenie jest niezbędne dla wykonywanego zawodu (np. szkolenie BHP, szkolenie z pracy na wysokości, szkolenie z obsługi wewnętrznego CMS/CRM itp.) nie jest traktowane jako przychód po stronie pracownika, chociaż w dalszym ciągu pozostaje kosztem po stronie pracodawcy.

Natomiast każde szkolenie, bez którego pracownik mógłby się obejść, stanowi jego przychód, a więc de facto obniża wynagrodzenie netto.

Szkoła jako przychód, ale zwolniony

Jeśli pracodawca finansuje zdobywanie wykształcenia ogólnego (własnego, lub pracownika) ma prawo zaliczyć wydatki do kosztów uzyskania przychodu. Do tej kategorii będą zaliczać się płatne studia każdego stopnia, szkoły zawodowe oraz policealne. W takiej sytuacji pracownik wlicza ich koszt do przychodu, ale nie płaci od nich podatku dzięki zwolnieniu z art. 21 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Szkolenie z jedzenie i picia

Niektóre szkolenia trwają na tyle długo, że zdecydowanie powinna być w nich uwzględniona przerwa na posiłek. Za ten najczęściej płaci pracodawca. I tu mogą być dwie możliwości. W większości przypadków spowoduje to powstanie kosztów po stronie pracodawcy i przychodu po stronie pracownika. Pracownik więc za ów posiłek zapłaci, ale kilkakrotnie mniej niż gdyby płacił z własnej kieszeni.

Wyjątek stanowi sytuacja gdy posiłek zaliczony zostanie do kosztów reprezentacyjnych. Będzie tak w wypadku wystawnej kolacji, do której poda się drogie alkohole. Ile musiałby kosztować taki posiłek, by uznać go za wystawny? Trudno powiedzieć. Z pewnością jednak w przypadku gdy zaproszeni są jedynie pracownicy firmy można pozwolić sobie na więcej, niż wówczas gdy jest to spotkanie z kontrahentami.

Biuro rachunkowe Gabafi pomoże rozliczyć każde szkolenie, poleca jednak nieukrywanie pod tą nazwą premii dla pracowników lub zarządu.